L’ufficio stampa – Cos’è e come lavora

Se siete una band alle prime armi, vi invito a leggere con molta attenzione quanto segue. 

Sì, perchè almeno nelle prime battute, dovrete occuparvi anche di questo e lavorare, a volte, come un ufficio stampa. Potreste pensare che tutto ciò sia superfluo nella vita di una band, ma vi assicuro che può fare la differenza tra la vita o la morte di un progetto.

Un po’ di storia…

Quando, nella seconda metà dell’800, le classi politiche e gli imprenditori si resero conto che potevano utilizzare il potere dell’informazione per fini propagandistici, e per crearsi un’immagine che conquistasse l’opinione pubblica, nacque la figura del press agent (addetto stampa).

Sebbene molti giornalisti di varie testate già da molti anni si impegnavano, dietro cospicui incentivi economici, a fare dei loro generosi benefattori dei modelli da seguire, l’istituzionalizzazione di questi organi è avvenuta solo nei primi anni del ‘900 negli Stati Uniti. Nacquero così i primi uffici stampa.

Ma analizziamo gli elementi principali che li caratterizzano e compongono.

#1. Compiti dell’ufficio stampa

L’ufficio stampa è l’organo che si occupa della diffusione delle notizie e delle informazioni tramite i media – tradizionali e new media – per conto di aziende, personaggi dello spettacolo, organizzazioni, enti e, chiaramente, anche di gruppi musicali.

In pratica funge da ponte tra i sopracitati soggetti e i mezzi di comunicazione (radio, tv, giornali, blog, social network, ecc.), divulgando una qualunque notizia che si intende promuovere (nel caso di band: un concerto, un tour, una release, un’intervista, ecc.) tra tutti i canali e i contatti di cui dispone.

Ovviamente per svolgere al meglio il proprio lavoro, dovrà necessariamente studiare tutti gli organi di informazione con cui intende collaborare, al fine di comprenderne l’organizzazione, l’indirizzo – inutile proporre una band metal ad una webzine jazz – e i target.

Più i contatti nel database dell’ufficio stampa sono numerosi, importanti e qualificati, maggiore sarà la visibilità di ogni notizia.

Tra i principali ruoli svolti ci sono:

  • la pubblicazione dei comunicati stampa;
  • l’amministrazione delle mail e delle liste di contatti;
  • l’organizzazione di interviste e conferenze stampa;
  • la gestione dei social media (Facebook, Twitter, Instagram, Tumblr, ecc.);
  • il link building;
  • la rassegna stampa.

Tutti gli incarichi di cui sopra, come detto, sono affidati al press agent o addetto stampa.

Prima di proseguire, voglio farti qualche domanda a proposito di concerti…

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#2. L’addetto stampa

Si tratta in genere di un giornalista che non lavora per un giornale ma, tramite un ufficio stampa, per un’organizzazione (band, politico, società, ecc.), aiutandola a districarsi nel tortuoso mondo dell’informazione e della comunicazione.

Anche se spesso provenienti dallo stesso ramo accademico e formativo, le figure del giornalista e dell’addetto stampa non potrebbero essere più distanti. 

Mentre i primi dovrebbero essere sopra le parti e riportare oggettivamente le notizie, i secondi non possono e non devono esserlo, infatti le notizie le creano, non si limitano ad esporle, e sono ovviamente schierati dalla parte del cliente che deve apparire migliore di quanto non sia realmente.

È piuttosto banale dire che l’addetto stampa deve avere una profonda conoscenza del mondo mediatico e dell’informazione, nonché ottime capacità espressive in forma scritta e colloquiale. Inoltre oggi sono quantomai importanti anche buone competenze in ambito di Seo e Web Marketing.

#3. Il comunicato stampa

Come già accennato, il comunicato stampa è il principale strumento di lavoro dell’ufficio stampa, il mezzo tramite il quale vengono comunicate le notizie ai media che si occuperanno poi della loro divulgazione e pubblicizzazione.

Un comunicato deve essere ben strutturato, contenere immagini efficaci e dare tutte le informazioni necessarie già dalle prime righe di testo.

Così facendo anche il giornalista più impegnato (o accidioso) che prende in mano il documento, già dalle prime battute, ha ben chiaro di cosa tratta. Ѐ un mestiere frenetico e le redazioni di giornali, radio, tv o blog sono invase da valanghe di notizie, è imperativo dunque, per un press agent, rendere la vita il più semplice possibile agli addetti ai lavori con comunicati stampa semplici e diretti.

I testi dei comunicati devono rispondere alle domande: chi?, cosa?, quando?, dove?, perchè? (who, what, when, where, why in inglese… le famose 5 w) e come già detto devono farlo già all’inizio del testo in maniera sintetica, per poi andare ad approfondire nel corpo. 

Un esempio…

“La band [nome band] suonerà Sabato 16 Maggio all’Alcatraz di Milano per un’iniziativa benefica”.

Per quanto sia improbabile un’iniziativa benefica all’Alcatraz, se continuiamo con l’esempio sopra, nel corpo (ovvero nel testo vero e proprio del comunicato stampa) potrà comparire una breve bio della band, la descrizione del tipo di musica – con cit. di recensioni – e dello spettacolo, cenni sul locale e la sua storia e le informazioni sul tipo di evento benefico e sugli organizzatori. 

Fondamentale per un buon comunicato stampa è anche la cura dei font e della formattazione del testo.

In fondo al testo dovranno essere inoltre inseriti tutti i numeri e i contatti dell’ufficio stampa e degli addetti.

Una volta compilato e distribuito il documento, l’addetto stampa si dovrà preoccupare di contattare tutte le redazioni per avere conferma di avvenuta ricezione e per ricevere informazioni su modi e tempi di pubblicazione della notizia, oltre a preoccuparsi dell’eventuale richiesta e necessità di ulteriore materiale integrativo.

La fase successiva riguarda la rassegna stampa.

#4. La rassegna stampa

Grazie ad essa, si avrà un’idea piuttosto precisa dell’impatto e della visibilità che la notizia, divulgata precedentemente tramite il comunicato stampa, ha avuto. Si effettua ricercandola (i giorni successivi alle conferme di pubblicazione) su tutti i giornali, le tv, le radio, le riviste, le webzines, i blog e in qualunque altro media a cui è stata inviata. 

Sarebbe opportuno cercarla anche tra i mezzi di comunicazione che non compaiono nella nostra mailing list, al fine di individuare e tenere traccia di eventuale visibilità organica generata dal comunicato.

Se vuoi approfondire il discorso mailing list ti invito a leggere questo articolo.

Si tratta di un’operazione fondamentale per avere chiaro il quadro della situazione. Al riscontro di eventuali problemi o mancate pubblicazioni si potrà fare un tempestivo recall al destinatario per chiarire e sistemare le cose. 

Tutti i gli articoli, i video, gli audio e i dati così raccolti vengono poi riposti negli archivi dell’ufficio stampa, ma non prima che lo stesso si sia preoccupato di inviare i risultati di tale ricerca al cliente (ente, organizzazione, società, politico, personaggio, band, ecc.) di cui si occupa.

Quello della rassegna stampa è un lavoro estremamente importante ma anche molto oneroso in termini di tempo, non di rado capita, quindi, che le agenzie si rivolgano ad enti esterni specializzati in questa operazione al fine di effettuarla nel migliore dei modi.

#5. Conclusioni

Ovviamente questo articolo non ha la pretesa di insegnarvi a svolgere il lavoro di un ufficio stampa, ma potrete estrapolare spunti e idee interessanti per pubblicizzare la vostra band. 

Approfondite gli argomenti citati in questo testo, tramite la rete e in questo blog. A questo proposito potrebbe esservi utile questo articolo su come scrivere mail efficaci.

Come più volte ho ripetuto, nelle prime battute della vostra carriera dovrete arrangiarvi a fare le cose il più possibile da soli. Un’agenzia seria costa! E non poco.

Ovviamente se siete ricchi non avrete problemi! Per tutti gli altri, consiglio di seguire le istruzioni e le idee di cui sopra e di darvi da fare anche come addetti stampa, senza dimenticare mai che siete prima di tutto artisti, anche se, oggigiorno, perfino questa categoria deve necessariamente avere un’idea piuttosto chiara di come funzionano il web, i social network, le mail e tutto il resto.

Scrivi pure nei commenti ciò che pensi… Stay Rock!

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