Come scrivere una mail efficace

“Pronto?”

“Si salve, sono il cantante dei …. Vorremmo tanto…”

“Guarda, manda pure una mail a questo indirizzo… mettici tutte le informazioni, a presto. Ciao”

“Cia…” tu tu tu

Questo è il riassunto di una telefonata tipo ad un locale, quando si è in cerca di un ingaggio. Può cambiare qualcosa ma il succo è quello.

Capite bene che è di importanza cruciale saper scrivere delle email che siano il più possibile efficaci dato che, oggigiorno, sono fondamentali nella vita di una band.

In questo articolo vi darò alcuni consigli e alcune dritte su come mandare delle mail efficaci e difficili da ignorare.

Prima di proseguire, se volete aumentare la tua probabilità di fissare una data, scarica subito gratuitamente la guida con 11 strategie per riuscire a suonare nei locali.

Comunque, tornando a noi, di mail ne manderete a migliaia, non solo per poter suonare, ma anche quando contatterete giornalisti per una recensione, per una release, per pubblicizzare un tour, quando sarete in cerca di un’etichetta, di un’agenzia, e per qualunque altra attività di ufficio stampa e non.

Ovvio, voi non siete un ufficio stampa, non dimenticate che siete artisti, musicisti, sempre e comunque, ma almeno all’inizio, fare da soli è l’unico modo per cavarsela nello strano mondo del music business.

In ogni caso è fondamentale, prima di inviare qualunque tipo di materiale, informarsi bene sul destinatario e sui metodi con cui preferisce essere contattato. Dimostrate interesse reale per il suo lavoro. 

Spesso ci si ritrova a fare spam a man bassa senza nemmeno sapere chi riceverà la nostra posta.

Se inviate il vostro materiale ad una etichetta che promuove musica country e voi fate hard rock, dimostrate una totale mancanza di rispetto nei confronti del destinatario, non avendo avuto nemmeno la decenza di sprecare 5 minuti per guardare di cosa si occupa.

Il risultato, nei migliori dei casi, è quello di essere totalmente ignorati.

Come ho già accennato in un altro articolo, quando avete intenzione di chiedere qualcosa a qualcuno (una recensione, un articolo una collaborazione, ecc.), prima di farlo lavoratevi il soggetto.

Diventati amici e collaboratori, solo allora chiedetegli ciò che vi serve. Saranno molto più propensi a darvelo.

Date sempre qualcosa prima di pretendere dagli altri!!! Vale in tutti i campi.

Vediamo la mail come una specie di riassunto al vostro press kit (che come vedremo più avanti dovrà comunque essere allegato), uno strumento pronto all’uso, funzionale per la determinata circostanza per cui state contattando una certa persona.

Definiamo ora i 5 punti necessari per scrivere mail efficaci. 

#1. L’oggetto della della mail

La mail è come una scatola digitale da cui il vostro contatto può attingere tutto il materiale e le informazioni che gli servono, per poter svolgere al meglio il suo lavoro per voi. 

Come una scatola, per invogliarti a curiosare al suo interno, la posta dovrà essere attraente al colpo d’occhio. La prima cosa da curare è, quindi, l’oggetto della mail.

È importante avere, oltre all’indirizzo, anche il nome e il cognome di colui che aprirà la posta. Quindi, se non è specificato nel sito, nella pagina facebook o in qualunque altro posto da cui vi siete procurati il contatto, fate in modo di farvi dare tale informazione quando li contatterete telefonicamente.

Evitate oggetti tipo:

  • Il formale: “Alla cortese attenzione…”;
  • Il disperato: “URGENTE APRIRE…”;
  • L’aggressivo: “Apri la mail o ti rompo i denti…”.

Un buon oggetto potrebbe essere:

“Informazioni per [nome del contatto] sulla band [nome della band]1\”

In questo modo già nell’oggetto direte al destinatario ciò che troverà all’interno e, mettendo il suo nome, si sentirà chiamato in causa. Lo vincolate e dimostrerete il vostro interesse nei suoi confronti.

#2. Il testo della mail

Per ciò che riguarda il testo della mail evitate i poemi, ma non siate nemmeno troppo sintetici. 

Scrivete chiaramente il motivo per cui state contattando tale persona usando uno stile personale e dandogli del tu.

Se avete un grande database di contatti e volete personalizzare il messaggio, sarebbe conveniente fare un unico invio all’intera lista da voi selezionata, evitando di dover modificare il nome del destinatario su ciascuna mail.

Per farlo potete utilizzare uno dei tanti servizi online per la gestione delle mailing list (mailchimp, getresponse, ecc). Con essi potete, non solo impostare la mail, ma anche, indicare il punto in cui andrà messo il nome del destinatario

Ovviamente quando aggiungerete contatti alle vostre liste, per ognuno di essi dovrete specificare anche il nominativo della persona a cui fa capo.

In questo modo, quando invierete la posta alla lista di contatti, il servizio in automatico manderà una mail personale inserendo il nome del destinatario nel punto da voi indicato.

Io uso mailchimp, sia per il blog che per la band, vi invito a iscrivervi alla mia newsletter per avere un download omaggio.

Siate umili!

Ringraziate sempre per l’opportunità che vi viene offerta inviandogli il vostro materiale. 

Ad esempio, se volete pubblicizzare un vostro evento: 

“Ciao [nome], grazie per l’opportunità… Sarei contento se potessi pubblicizzare il nostro concerto che si terrà il [data], a [luogo], alle [ore]. Sotto ti metto tutto il materiale necessario…. Rimango a tua completa disposizione per ogni cosa possa servirti…”

Per finire, dite che li ricontatterete nei giorni a venire.  In questo modo fate un tacito accordo dove, noi siamo debitori per la visibilità che ci viene offerta e, allo stesso tempo, il ricevente è vincolato: gli verrà chiesto conto delle informazioni che gli abbiamo mandato. 

#3. Comunicati e link building

A seconda del motivo per cui state contattando qualcuno, potrebbe rendersi necessario fare un comunicato stampa.

Si tratta di un testo pronto all’uso per TV, radio, giornali o blogger in cui si informa di un tour, di una release, di una recensione, di un’intervista, ecc. Comunicano e rendono ufficiale, tramite i media, una tappa o un evento più o meno importante della vostra carriera.

In questo modo renderete la vita più semplice a chi deve usare il vostro materiale se dovrà essere pubblicato.

Per farlo mettete nel corpo della mail (no allegato) cose del tipo (comprensivo dei titoli in stampatello):

TESTO BREVE 300 CARATTERI STILE INFORMALE/BLOG

“Il giorno <<data>>… ci sarà concerto dei <<nome band>>… musica che lascia a bocca aperta…”

TESTO LUNGO 1500 BATTUTE STILE MEDIO

“I <<nome band>> sono una band… il loro stile…”

Nel primo sarete molto concisi, nel secondo potete prenderla più alla larga inserendo anche stralci di biografia, curriculum ecc. oltre ovviamente al motivo del comunicato stampa (pubblicizzare un concerto, una release, ecc.). 

Sarà il giornalista a scegliere ciò che gli serve.

Ad ogni modo, in ognuno dei due testi inserite un link, uno solo, quello che vorrete vedere sugli articoli (se non è necessario il comunicato, inserite il link direttamente nel testo della mail).

Perché solo uno?

In questo modo risulterà più semplice fare tracking, ovvero monitorare il traffico generato dal link building.

Il Link Building, che alla lettera significa costruzione di link, è quel processo che permette di ricevere visite alla nostra pagina di destinazione tramite il passaggio da una fonte esterna che ospita il nostro link (pagine o articoli di giornalisti, blogger, ecc.).

Come Landing Page (pagina di destinazione del link) consiglio un EPK (Electronic Press Kit), ovvero un pagina in cui sono presenti tutti i link e le informazioni necessarie per conoscere la vostra band fino in fondo (link alla bio, alle pagine social, a youtube, al download, al database di foto, al sito, alle recensioni, ecc.).

Il nostro EPK è stato creato dalla nostra etichetta quando uscì l’album. Eccolo qui. L’aspetto è discutibile ma rende bene l’idea di che cosa sia un EPK. 

Potete crearlo voi stessi in modo che risponda alle vostre esigenze stilistiche.

Lo si può fare, ad esempio, con ReverbNation o con dei tool reperibili online come dopresskit.

Per saperne di più vi invito a leggere questo articolo su cos’è e come si fa un EPK.

Se si vuole evitare di inserire il link nella sua forma standard, in genere piuttosto brutta, si può utilizzare uno dei servizi disponibili in rete come Google Url Shortener, Bit.ly, TinyUrl, grazie ai quali è possibile modificare l’url visualizzato nel testo della mail, rendendolo più attraente e, allo stesso tempo, tenere traccia del traffico generato da tale link.

#4. Immagini

Evitate file zip con 200 foto o una sola foto che pesa 2000 GB

Nel primo caso il malcapitato ricettore della posta dovrebbe passare ore a selezionare le foto migliori da usare – potete stare tranquilli che non lo farà e metterà la prima che gli capita – nel secondo caso scaricherà una foto che gli impallerà il computer e vi maledirà.

Selezionate 3/4 foto, non di più, le vostre preferite, e convertitele, se necessario, ad una media qualità (800×600), è facilissimo, si può usare anche paint.

Caricate le foto nominandole. Ad esempio, se la foto vi ritrae mentre suonate all’Alcatraz, la chiamerete: “[nome band] Alcatraz Milano”.

Nominare le foto è importante perchè nessuno si prende la briga di scaricare la foto e rinominarle, quindi la foto verrebbe ricaricata online con il nome originario non modificato (ad esempio: IMG17853…), rendendo impossibile l’indicizzazione per i motori di ricerca.

Nella mail scrivete i nomi delle foto che troverà in allegato con una didascalia per ciascuna. In questo modo:

IN ALLEGATO ALCUNE FOTO:

1- nome foto1 – didascalia1

2- nome foto2 – didascalia2

3- nome foto3 – didascalia3

Se proprio volete mettere immagini in alta definizione, caricatele sul vostro dropbox, su flickr, o qualunque altro servizio online vi permetta di caricare e gestire file e/o immagini, e scrivete dopo l’elenco delle tre foto: “a questo link trovate altre foto in alta definizione LINK“. 

Sarà poi il destinatario a decidere se necessarie.

#5. Video e/o audio

Non allegate, a meno che non fosse espressamente richiesto, il file video e/o il file audio direttamente alla mail, ma solo il link

Per ciò che riguarda i video prendete il codice embed da youtube – lo trovate nella sezione sotto al tasto per l’iscrizione al canale, alla voce condividi – e incollatelo nel corpo del messaggio. Ovviamente dovrete aver caricato prima il video sul vostro canale YouTube.

Per gli audio vale la stessa cosa: caricateli su Soundcloud, o qualunque altro portale per la gestione e/o condivisione dei brani, e incollate il link della pagina in cui è presente il brano che volete inviare.

Nella mail potreste scrivere:

ECCO UN NOSTRO VIDEO codice embed del video

e/o:

ECCO UN NOSTRO BRANO Link soundcloud

Questo è tutto quanto serve per scrivere una mail efficace…

Seguendo tutti i consigli sopra elencati, ne risulterà un messaggio personale, utilizzabile, veloce da leggere e rispettoso del destinatario che troverà in voi dei collaboratori professionali!

Scrivete ciò che pensate e le vostre esperienze nei commenti.

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